جناب آقای ---- مدیر اداره روابط عمومی و بین الملل
شرح وظایف مدیر اداره روابط عمومی و بین الملل
روابط عمومی هنر برقراری ارتباط در جهت اطلاع رسانی و آگاهی بخشی به مخاطبان و همچنین زمینه سازی برای دریافت انتظارات و خواسته های مخاطبان برای حرکت در مسیر آن است .به عبارت دیگر روابط عمومی هنر مردم داری است. روابط عمومی تمامی تلاش خود را معطوف تنظیم روابط سازمان و مردم می کند، هوشمندانه سعی می نماید اهداف و برنامه ی سازمان با اتکاء به اصول اخلاقی و رسالت حرفه ای در قالب کار برنامه ای در جهت تحقق و حفظ منافع سازمان و مردم بکار بندد. وظایف روابط عمومی برقراری ارتباط صحیح و منطقی و اصولی با مخاطبان و همچنین اطلاع رسانی شفاف و روشن و دریافت انتظارات و خواسته های مخاطبان با بکار گیری روش و فنون مختلف می باشد.
روابط عمومی در موسسات آموزش عالی امروزه در سازمان‌ها، شناخت، درک متقابل و ارتباطات به منظور دستیابی به اهداف، به عنوان یک اصل اساسی مدیریت پذیرفته شده است. این نوع ارتباط که از آن به روابط عمومی یاد می شود یکی از مهمترین عوامل موثر در سرنوشت هر سازمان و گروه محسوب می شود. در دنیای امروز روابط عمومی ها به عنوان عناصر قوی در ارزیابی و تقویت برنامه ها و پیشبرد اهداف سازمان ها تلقی می شوند. روابط عمومی نقش‌های گوناگونی را در جایگاه‌های متفاوت و شرایط متمایز از یکدیگر ایفا می‌کند، اما دو نقش قابل تفکیک آن در ارتباطات درون سازمانی و برون سازمانی از میان سایر نقش‌ها، نمایان تراست. هنر روابط عمومی این است که بتواند امکانات و شرایط محیط بیرونی را تشخیص دهد و آنان را با امکانات درون سازمان پیوند داده و اجرای فرامین درون سازمانی را تسهیل نماید و در نهایتا ارتباط سازمان را با بیرون از آن به درستی برقرار سازد. دراین راستا اولین قدم شناخت محیط و سازمان است و منظور از این شناخت، شناسایی و بررسی نقاط قوت و ضعف درونی و بیرونی آن است. عمد‌ه ترین هدف سازمانی دانشگاه‌ها، ارتقاء امور آموزشی و پژوهشی دانشگاه‌ها است. دانشگاه از سه طیف دانشگاهیان اعم از استادان، دانشجویان و کارکنان تشکیل شده است. مدیریت دانشگاه مسؤلیت هماهنگی بین این سه طیف را برعهده دارد. مدیریت برای رسیدن به این هدف، نیاز به ابزارها و ساز وکارهای لازم دارد. یکی از این ساز وکارها، بخش روابط عمومی دانشگاه است. بدون وجود روابط عمومی کارآمد، ایجاد هماهنگی و همراهی در دانشگاه‌ها درجهت اهداف عالی میسر نیست. کارکرد اساسی بخش روابط عمومی، برای پیشرفت‌های علمی، فرهنگی و پژوهشی دانشگاه‌ها اهمیت اساسی دارد.تقویت روابط عمومی، به منظور تقویت روابط عاطفی بین مدیران دانشگاه از یکسو و استادان، دانشجویان و کارکنان، ازسوی دیگر ضروری به نظر می رسد. روابط عمومی به عنوان مهمترین ساز و کار مدیریتی دانشگاه‌ها، نقش مهمی در هماهنگ سازی، اطلاع رسانی و فرهنگ سازی دارد.توجه ویژه به روابط عمومی به عنوان نهادی که می تواند به صورت نظام مند، برنامه ریزی شده و سنجیده در جهت تقویت تعامل و تفاهم بین بخش‌های مختلف دانشگاه عمل کند، حائز اهمیت است.
روابط عمومی روابط عمومی دانشگاه همسو با اهداف دانشگاه و همگام با ماموریت مدیریت کلان در امر توسعه دانشگاه، تمام تلاش خود را معطوف به حفظ جایگاه و شان دانشگاه، دفاع از آرمان‌ها و فعالیت‌های آن، روشنگری و تنویر افکار عمومی نسبت به عملکرد دانشگاه، شناخت نیازهای مخاطبین و سعی در پاسخگو ساختن دانشگاه در قبال جامعه و ایجاد دوستی و همدلی و درک متقابل با مخاطبان درونی و بیرونی دارد.
الف: اهداف روابط عمومی 1. سیاستگذاری، برنامه‌ریزی و کاربرد شیوه‌های مناسب برای انعکاس اهداف، فعالیت‌ها، برنامه‌ها و مواضع دانشگاه 2. تقویت هر چه بیشتر روحیه تفاهم بین کارکنان و زمینه‌سازی برای برقراری ارتباطات مناسب‌تر بین آنان و مسئولین دانشگاه 3. گردآوری، جمع‌بندی و تحلیل نظرها و دیدگاه‌های مخاطبین، رسانه‌ها در زمینه فعالیت‌های دانشگاه وارائه به مسئولین دانشگاه 4. رعایت اصول اخلاق حرفه‌ای وتأکید بر موازین شرع مقدس اسلام در برخورد با مخاطبان 5. برنامه‌ریزی برای ایجاد یک روابط عمومی الکترونیک برای هدایت و مدیریت افکار عمومی 6. برقراری ارتباط با واحدهای روابط عمومی سایر دستگاه‌های اجرایی دولتی و خصوصی به منظور معرفی دانشگاه 7. توسعه ارتباط دانشگاه با صنعت و جامعه
ب: شرح وظایف روابط عمومی: با توجه به اهداف مورد اشاره، اهم وظایف و مسئولیت‌های روابط عمومی عبارتند از: تبلیغ و معرفی دانشگاه به عنوان یک نهاد مفید اجتماعی ومسوولیت‌پذیر در امور علم و فناوری در استان فارس استفاده ازطیف گسترده وقابلیت‌های رسانه‌ها برای انتقال پیام دانشگاه گسترش بیشتر ارتباطات درون سازمانی دانشگاه توسعه مستمر اطلاعات روابط عمومی دانشگاه مشارکت در برگزاری برنامه های فرهنگی مانند: جشنواره‌ها، کنفرانس‌ها و کارگاه‌های آموزشی در دانشگاه
ج: فعالیت های روابط عمومی با توجه به تنوع فعالیت های روابط عمومی، در چند بخش می توان فعالیت های روابط عمومی دانشگاه را دسته بندی نمود.لازم به ذکر است هر بخش نیز دارای زیربخش های متعدداست: ۱- اطلاع رسانی و ارتباط با رسانه ها ۲- تشکیل شورای راهبردی روابط عمومی ۳- تشکیل کمیته نشریات روابط عمومی ۴-روابط عمومی الکترونیک ۵- تشریفات و مناسبت ها ۶- نظارت، برنامه ریزی و ارزیابی ۷- فعالیت مستندسازی ۸- فعالیت توانمندسازی ۹- پژوهش و افکارسنجی 10- ارتباطات 11- تبلیغات و انتشارات 12-تعیین رابط برای همه واحدهای دانشگاه جهت انعکاس اخبار 13- استفاده از ظرفیت دانشجویی
|
